Sledovanie dochádzky vzdialených zamestnancov: Riešenia pre 21. storočie

Práca na diaľku je posledné roky čoraz obľúbenejšia. Zamestnanci ju preferujú najmä preto, že vďaka nej šetria čas a môžu pracovať odkiaľkoľvek. Nehovoriac o tom, že zamestnávateľ pomocou nej šetrí na energiách či dokonca na prenájme priestorov. Na druhej strane, takáto práca prináša aj niekoľko nevýhod a komplikácií. Tie sa spájajú hlavne so sledovaním dochádzky. Ako vyriešiť tento problém?

Home office ako bežný štandard

Home office, resp. práca z domu alebo na diaľku, sa stáva bežným štandardom v mnohých firmách. Niet sa však ani čomu čudovať. Zamestnanci sú vďaka nej produktívnejší a vedia si lepšie naplánovať svoj pracovný čas.

Výhody home office si začínajú všímať viaceré spoločnosti, ktoré ho svojim zamestnancom poskytujú v rôznych formách. Niektoré im dovoľujú pracovať z domu neustále, iné naň vyhradzujú určitý počet dní za týždeň alebo mesiac.

Nehľadiac na formu home office, je jasné, že tento typ práce je populárny a s pribúdajúcimi rokmi sa bude využívať stále viac. Firmy budú preto musieť aplikovať moderné riešenia, ktoré umožnia aj zamestnancom na diaľku jednoduché a bezproblémové sledovanie dochádzky.

Spôsob sledovania dochádzky je dôležité vyriešiť čo najskôr

Technológie idú neustále dopredu a moderné dochádzkové systémy, medzi ktoré patrí Biometric, dokážu veľmi jednoducho sledovať aj dochádzku vzdialených zamestnancov. Predstavujú tak výborné riešenie do každej firmy, ktorá v posledných rokoch prešla na úplný alebo aspoň čiastočný home office.

S implementáciou moderných dochádzkových systémov netreba čakať. Čím skôr si na ne vy a vaši zamestnanci zvyknete, tým lepšie. Zaznamenávanie dochádzky bude plynulé a nikdy sa nestane, že by niekto nemal zaplatené hodiny, ktoré odpracoval.

Zaznamenávanie dochádzky v praxi

Vzdialení pracovníci si môžu svoju dochádzku zaznamenávať cez praktickú aplikáciu v mobile. V tej budú mať aj ďalšie dôležité informácie a funkcie, ako napríklad možnosť prihlásenia alebo odhlásenia obeda, nahrávanie dokumentov od lekára a podobne.

Evidencia prostredníctvom aplikácie je rýchla. Zamestnanec sa do nej prihlási, zaznamená si začiatok pracovnej doby a následne, keď skončí, uvedie jej koniec. Okrem toho nechýba ani funkcia prerušenia práce. Tú osoba využije vtedy, keď musí od pracovných úloh odísť na dlhší čas.

Dodatočné funkcie

Dochádzkové systémy sú výborným riešením pre každú firmu, ktorá hľadá praktického pomocníka. A to nielen pre vzdialených zamestnancov, ale aj pre osoby pracujúce priamo vo firme. Tie si dochádzku zapisujú hneď po príchode do práce, keď si naskenujú kartičku, odtlačok prsta alebo tvár.

Následne má dochádzkový systém aj ďalšie funkcie, ktorými šetrí čas, uľahčuje viaceré operácie a znižuje riziko vytvorenia zbytočných chýb. K tým hlavným sa radia:

• možnosť individuálnych záznamov pre zamestnancov,
• denné prehľadné reporty,
• evidencia skorších a neskorších príchodov alebo odchodov,
• automaticky generované mesačné reporty,
• mesačné štatistiky o dochádzke zamestnancov.

Dochádzkové systémy tvoria jednotlivé výstupy spravidla v univerzálnom formáte XLS, čiže Microsoft Excel. Dá sa tak s nimi veľmi ľahko a dobre pracovať.

Znížené riziko podvodu pri evidencii dochádzky

Pri evidencii dochádzky, a to najmä v prípade vzdialených zamestnancov, môže občas dochádzať k podvodom. Niektorí si chcú prilepšiť o pár minút, iní zas o niekoľko hodín denne. Boj proti takémuto správaniu bol v minulosti náročný, niekedy až nemožný. Dnes je však všetko inak. Najnovšie dochádzkové systémy zapisujú presný čas príchodu a odchodu, pričom zároveň zabraňujú tomu, aby zamestnanec údaje menil a upravoval. Efektívne sa tak znižuje riziko podvodu a zaisťuje sa, že osoba dostane zaplatené len za to, čo skutočne odpracovala.