Analýza produktivity zamestnancov: Ako na to?

Produktivita je faktor, ktorý výrazne ovplyvňuje úspešnosť podniku. Ak sú zamestnanci motivovaní a vysoko produktívni, dokážu bez problémov dosahovať jeden cieľ za druhým. Naopak, keď motiváciu nemajú a od práce neustále odbiehajú, ich výkon klesá. S tým sa následne môže spájať napríklad zníženie zisku alebo odliv zákazníkov. V prípade, že sa chcete niečomu takémuto vyhnúť, začnite s analýzou produktivity zamestnancov. Ako na to?

Kľúčový je dochádzkový systém

Na začiatok potrebujete niečo, čo bude sledovať dochádzku zamestnancov a priblíži vám, kedy chodia do práce a kedy z nej zas odchádzajú. Namiesto klasického zapisovania vo forme pera a papiera dnes máte k dispozícii oveľa praktickejšie riešenia vo forme dochádzkových systémov. Tie fungujú tak, že po evidovaní dochádzky nemôže osoba prepísať dátum ani čas. Informácie, ktoré teda získate, sú presné a reálne.

Moderné dochádzkové systémy ako je Biometric dnes fungujú rôzne. Mnohé evidujú dochádzku na základe bezkontaktných terminálov alebo biometrie. S rozmachom home officov však začali podporovať aj evidenciu online prostredníctvom smartfónov, tabletov alebo notebookov.

Dochádzkový systém cez mobil je praktickým riešením vhodným aj pre tých, ktorí pracujú v teréne alebo sú na pracovných cestách. Bez akýchkoľvek problémov si zaznačia začiatok pracovnej doby aj jej koniec.

Aké informácie môžete získať vďaka dochádzkovému systému?

Pomocou elektronického dochádzkového systému získate viaceré informácie, ktoré vám prezradia, ako vaši zamestnanci pracujú a aká je ich produktivita. Patrí sem napríklad:

• evidencia zamestnancov a ich skorších či neskorších príchodov/odchodov,
• monitorovanie aktivít zamestnanca,
• súhrn dochádzky zamestnanca v danom mesiaci,
• celkový odpracovaný čas zamestnanca,
• dovolenky zamestnanca.

Ako analyzovať produktivitu zamestnancov?

Informácie o dochádzke a aktivitách zamestnancov už máte. Čo teraz? Prišiel čas na to, aby ste ich zanalyzovali a zistili, aké opatrenia je potrebné urobiť.

Analýza dát nie je náročná. Stačí sa držať týchto krokov:

1. Stanovte si ciele – vaša analýza je zameraná na zistenie aktuálnej úrovne produktivity zamestnancov. Čo vás však k tomu motivuje? Bol dôvodom vytvorenia analýzy znížený zisk, odliv zákazníkov alebo niečo iné? Na začiatok si jasne stanovte, kvôli čomu robíte analýzu, aby ste neskôr vedeli, ako so zozbieranými výsledkami pracovať.
2. Jednotlivé informácie analyzujte postupne – moderný a jednoduchý dochádzkový systém vám poskytne veľké množstvo rôznych informácií. Aby ste v nich ale nemali chaos, analyzujte ich postupne. Ideálne po skupinách. Napríklad, najprv zanalyzujte skoršie príchody a následne sa presuňte na skoršie odchody a podobne.
3. Výsledky porovnajte – ak máte nejaké dáta z minulosti, porovnajte ich s tými aktuálnymi. Zistite, čo sa zhoršilo a naopak, čo sa zlepšilo.
4. Zhodnoťte efektivitu procesov, ktoré zamestnanci využívajú – na pokles produktivity nemajú v niektorých prípadoch vplyv priamo zamestnanci, ale procesy, ktoré časom prestali byť tak efektívne. Ak k podobnému fenoménu došlo aj u vás, jednotlivé pracovné postupy zhodnoťte a porozmýšľajte nad ich zmenou.

Prijmite opatrenia

Na základe zozbieraných informácií porozmýšľajte nad efektívnymi riešeniami. Napríklad, v prípade, že zamestnanci nie sú produktívni z dôvodu zastaralých pracovných postupov, zmeňte ich. Využite moderné technológie a niektoré pracovné úkony zautomatizujte. Po prijatí opatrení nezabúdajte na to, že vaša práca tu nekončí. Úroveň produktivity je potrebné neustále kontrolovať, aby sa časom znova neznížila.