Biometria a GDPR – spoľahlivá a bezpečná evidencia
Moderné dochádzkové systémy prešli za posledné roky obrovskou zmenou. Kým kedysi sa zamestnanci prihlasovali kartou alebo kódom, dnes čoraz viac firiem...
Moderné dochádzkové systémy prešli za posledné roky obrovskou zmenou. Kým kedysi sa zamestnanci prihlasovali kartou alebo kódom, dnes čoraz viac firiem prechádza na biometrickú evidenciu – teda prihlásenie pomocou odtlačku prsta, rozpoznania tváre či iných jedinečných znakov. Tieto riešenia sú rýchlejšie, spoľahlivejšie a zároveň znižujú riziko zneužitia. Mnohí však majú otázku: je takáto technológia bezpečná a v súlade s GDPR? V nasledujúcich riadkoch si vysvetlíme, ako biometria funguje, aké má výhody a prečo je dnes najbezpečnejším spôsobom evidencie dochádzky zamestnancov.
Biometria je technológia, ktorá identifikuje osobu na základe jej jedinečných fyzických alebo behaviorálnych znakov – najčastejšie odtlačku prsta, tváre, dúhovky alebo tvaru ruky. Tieto údaje sú pre každého človeka unikátne a prakticky nemožno ich sfalšovať, čo robí z biometrie jeden z najbezpečnejších spôsobov overenia identity.
V rámci dochádzkových systémov má biometria niekoľko zásadných výhod. Na rozdiel od prístupových kariet, ktoré sa dajú stratiť, požičať alebo zneužiť, biometrické overenie potvrdzuje prítomnosť konkrétneho človeka. Tým eliminuje takzvané „pípnutie za kolegu“, znižuje chybovosť pri evidencii a poskytuje presné dáta pre spracovanie miezd.
Pre firmy znamená biometrická evidencia zamestnancov vyššiu úroveň bezpečnosti, efektivity a dôveryhodnosti. Systém sa dá navyše kombinovať aj s prístupovými riešeniami – napríklad vstupom do budovy, skladov či kancelárií – čo z nej robí komplexný nástroj pre riadenie prístupu aj dochádzky.
Podľa štúdie Deloitte Human Capital Trends 2024 až 63 % spoločností v Európe uvádza, že biometrické systémy patria medzi najspoľahlivejšie spôsoby identifikácie na pracovisku. Ich rozšírenie podporuje aj rastúca potreba digitalizácie a bezpečného spracovania osobných údajov v súlade s GDPR.
Biometrická evidencia funguje na princípe vytvárania takzvaného biometrického šablónu – teda matematického záznamu, ktorý vzniká po naskenovaní odtlačku prsta, tváre alebo iného identifikačného znaku. Tento šablón sa následne zašifruje a uloží priamo v zariadení alebo na zabezpečenom serveri. Pri ďalšom prihlásení sa systém porovná aktuálne nasnímaný údaj s uloženým šablónom a okamžite overí zhodu.
Dôležité je, že samotný odtlačok prsta alebo obraz tváre sa nikdy neukladá ako fotografia. V praxi sa do databázy uloží len šifrovaný matematický vzor, ktorý nemožno spätne rekonštruovať. To znamená, že aj keby niekto získal prístup k dátam, nevedel by z nich vytvoriť reálny obraz prsta či tváre. Tento spôsob spracovania zabezpečuje, že biometrická evidencia dochádzky zamestnancov je bezpečná a v súlade s princípmi GDPR.
Moderné systémy, ako napríklad riešenia od Biometric, umožňujú prepojenie s cloudom aj lokálnym serverom. Vďaka tomu majú personalisti a manažéri prístup k dochádzke v reálnom čase – môžu sledovať príchody, odchody či absencie aj na diaľku. Tento prístup je ideálny najmä pre spoločnosti s viacerými prevádzkami alebo zamestnancami v teréne.
Dôležitou súčasťou moderných riešení je aj evidencia dochádzkového systému pomocou modernej aplikácie. Mobilná aplikácia umožňuje zamestnancom zaznamenať príchod či odchod priamo zo svojho telefónu – napríklad pri práci z domu, z obchodného stretnutia alebo pri služobnej ceste. Údaje sa automaticky synchronizujú s centrálnym systémom, takže HR oddelenie má vždy presný prehľad o dochádzke všetkých pracovníkov.
Vďaka kombinácii biometrických zariadení a online technológií vzniká systém, ktorý je nielen presný a rýchly, ale aj maximálne bezpečný. Spojenie hardvérovej a softvérovej ochrany garantuje, že všetky dáta o zamestnancoch sú spracované v súlade s platnou legislatívou a dostupné len oprávneným osobám.
Otázka súladu biometrie s GDPR je jednou z najčastejších, ktoré si kladú zamestnávatelia pri zavádzaní moderných dochádzkových riešení. Biometrické údaje, ako odtlačky prstov či rozpoznanie tváre, totiž patria podľa článku 9 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 medzi tzv. osobitné kategórie osobných údajov – teda údaje, ktoré odhaľujú jedinečné fyzické charakteristiky osoby. Ich spracovanie je možné len za presne stanovených podmienok.
Aby bola biometrická evidencia zamestnancov legálna, musí byť splnený jeden z právnych základov spracovania podľa GDPR. Najčastejšie ide o:
Spracovanie biometrických dát teda nie je automaticky zakázané – musí však byť primerané, nevyhnutné a transparentné. Zamestnávateľ je povinný vopred informovať zamestnancov o tom, aké údaje sa zbierajú, na aký účel a ako dlho sa budú uchovávať. Súčasťou zodpovedného spracovania je aj vypracovanie analýzy rizík a dopadu na ochranu osobných údajov (DPIA).
Dôležité je tiež technické spracovanie dát – biometrické šablóny sa musia ukladať v šifrovanej podobe, oddelene od osobných údajov a s prísne obmedzeným prístupom. Len tak možno preukázať, že firma dodržiava princípy minimalizácie a zabezpečenia údajov podľa článku 5 GDPR.
Podľa stanoviska Európskeho výboru pre ochranu údajov (EDPB, 2022) je biometria na pracovisku prípustná vtedy, ak je jej využitie nevyhnutné a súvisí s legitímnym účelom – napríklad presnou evidenciou dochádzky alebo kontrolou prístupu do bezpečnostných zón. EDPB zároveň zdôrazňuje, že ak existuje menej invazívne riešenie (napr. čipová karta), zamestnávateľ by ho mal zvážiť.
Pri správne nastavených procesoch, jasnej dokumentácii a technickej ochrane dát je teda biometrická dochádzka plne v súlade s GDPR – a predstavuje moderný, spoľahlivý a bezpečný spôsob, ako spravovať prítomnosť zamestnancov na pracovisku.
Zavedenie biometrickej dochádzky prináša množstvo výhod, no rovnako aj zodpovednosť za správne a bezpečné spracovanie údajov. Ak chce firma používať biometrický dochádzkový systém v súlade s GDPR, musí dbať na tri základné piliere: technickú ochranu, organizačné opatrenia a transparentnosť voči zamestnancom.
1. Technická ochrana dát
Biometrické dáta musia byť vždy šifrované a oddelené od ostatných osobných údajov. Moderné systémy, ako riešenia od Biometric, neukladajú žiadne fotografie ani reálne odtlačky – len šifrované matematické šablóny, ktoré nemožno spätne zrekonštruovať. Tieto údaje sa uchovávajú buď lokálne v zariadení, alebo v zabezpečenom cloude s certifikovanou ochranou podľa medzinárodných štandardov ISO/IEC 27001.
Ďalším prvkom bezpečnosti je riadenie prístupov – k dátam sa dostanú len poverené osoby, ktoré sú viazané mlčanlivosťou a majú pridelené úrovne oprávnení. Prístup je možné kontrolovať prostredníctvom auditnej stopy, čo zabezpečuje úplnú transparentnosť pri každej operácii so systémom.
2. Organizačné opatrenia
Každá firma, ktorá využíva biometriu na dochádzku zamestnancov, by mala mať vypracovanú internú smernicu o spracovaní biometrických údajov. Tá presne určuje účel, rozsah, spôsob uchovávania a dobu spracovania dát. Zamestnanci musia byť oboznámení so svojimi právami – napríklad právom na prístup k údajom, opravu alebo ich vymazanie po skončení pracovného pomeru.
Súčasťou bezpečnej prevádzky je aj pravidelné školenie zamestnancov HR oddelenia, ktorí so systémom pracujú, a kontrola nastavení zo strany poverenca pre ochranu osobných údajov (DPO).
3. Transparentnosť a dôvera
Kľúčovým faktorom úspechu je otvorená komunikácia. Zamestnanec by mal vedieť, že jeho biometrické dáta sú využívané výhradne na účely evidencie dochádzky alebo prístupu, a že nemôžu byť sprístupnené tretím stranám. Jasná a pochopiteľná informovanosť výrazne znižuje obavy z porušovania súkromia a zvyšuje dôveru voči zamestnávateľovi.
Ak sa tieto kroky dodržia, biometrická evidencia sa stáva nielen plne bezpečným, ale aj transparentným a dôveryhodným riešením. Moderné systémy dnes dokážu spojiť presnosť, jednoduchosť a vysokú úroveň ochrany osobných údajov v jednom riešení.
Biometrická evidencia nie je len technologickým trendom – je to praktické riešenie, ktoré mení spôsob, akým firmy spravujú dochádzku na pracovisku. Spája presnosť, rýchlosť a spoľahlivosť do jedného systému, ktorý zjednodušuje život zamestnávateľom aj zamestnancom.
1. Maximálna presnosť a nulová chybovosť
Kým pri tradičných systémoch s kartami alebo PIN kódmi sa môžu vyskytnúť omyly či zneužitie, biometria overuje prítomnosť konkrétneho človeka – a to s takmer 100 % presnosťou. Nie je možné, aby sa jeden zamestnanec „odpípal“ za druhého. Tým sa eliminuje falošná dochádzka a zvyšuje sa férovosť voči všetkým pracovníkom.
2. Menej administratívy, viac automatizácie
Dochádzkový systém s biometriou automaticky zaznamenáva príchody, odchody aj prestávky. Všetky dáta sa ukladajú v reálnom čase a sú okamžite dostupné pre HR oddelenie či manažérov. To znižuje administratívnu záťaž a urýchľuje spracovanie miezd.
3. Vyššia úroveň bezpečnosti a kontroly prístupu
Biometria sa dá využiť nielen na evidenciu dochádzky, ale aj na kontrolu vstupu do citlivých zón – napríklad skladov, serverovní alebo laboratórií. Kombinuje teda prístupový systém s dochádzkou a prináša komplexnú ochranu firemných priestorov.
4. Jednoduchá správa cez mobilnú aplikáciu
Moderné riešenia, ako napríklad Biometric, umožňujú riadiť dochádzku aj cez mobilnú aplikáciu. Zamestnanci majú prehľad o svojich záznamoch, dovolenkách či nadčasoch, zatiaľ čo manažéri môžu sledovať dochádzku online a schvaľovať neprítomnosti na diaľku.
5. Dôvera a transparentnosť voči zamestnancom
Presná a spoľahlivá evidencia podporuje dôveru medzi vedením a zamestnancami. Každý má prístup k svojim záznamom a vie, že systém funguje objektívne. Navyše, všetky údaje sú chránené podľa GDPR, čo zvyšuje pocit istoty pri používaní biometrie.
Podľa prieskumu Deloitte Human Capital Trends 2024 viac než 60 % firiem, ktoré prešli na biometrické riešenia, uvádza zlepšenie dochádzkových procesov, nižšiu chybovosť a lepšiu internú kultúru zodpovednosti. V praxi tak biometria prináša nielen efektivitu, ale aj väčšiu spokojnosť ľudí naprieč firmou.
Aj keď je biometrická evidencia moderným a bezpečným spôsobom identifikácie, jej nesprávne nastavenie môže viesť k porušeniu zákona o ochrane osobných údajov. Každý zamestnávateľ by preto mal vedieť, čo pri spracovaní biometrických dát nerobiť a ako sa vyhnúť zbytočným rizikám.
1. Nepoužívajte biometriu bez právneho základu
Najčastejšou chybou je používanie biometrických údajov bez platného právneho dôvodu. Ak biometria nie je nevyhnutná na výkon práce alebo ochranu majetku, musí sa spracúvať na základe súhlasu zamestnanca. Tento súhlas musí byť slobodný, dobrovoľný a kedykoľvek odvolateľný. Ak firma zavádza biometrickú dochádzku plošne bez možnosti výnimky, riskuje porušenie GDPR.
2. Neuchovávajte surové biometrické dáta
Biometrické systémy nesmú ukladať originálne obrazy prstov, tvárí alebo iných identifikátorov. Ukladať sa smú iba šifrované šablóny, ktoré neumožňujú spätnú rekonštrukciu pôvodného obrazu. Ak by systém pracoval s reálnymi snímkami, išlo by o vážne bezpečnostné riziko a porušenie zásady minimalizácie dát.
3. Nezanedbávajte informovanie zamestnancov
GDPR vyžaduje, aby každý zamestnanec vedel, aké údaje sa o ňom spracúvajú, na aký účel a ako dlho sa uchovávajú. Chýbajúca informovanosť je jedným z najčastejších dôvodov, prečo úrady udeľujú pokuty. Preto je nevyhnutné vypracovať zásady spracovania osobných údajov a sprístupniť ich každému používateľovi systému.
4. Nepodceňujte aktualizácie a audit
Bezpečnostné štandardy sa neustále menia. Každý biometrický dochádzkový systém by mal byť pravidelne aktualizovaný, aby reagoval na nové hrozby. Rovnako je dôležité vykonávať interné audity a testovať bezpečnostné opatrenia – len tak si firma zachová trvalý súlad s GDPR.
5. Nevylučujte alternatívu pre zamestnancov
Nie každý zamestnanec musí mať povinnosť používať biometriu. GDPR odporúča, aby firma poskytla alternatívny spôsob evidencie – napríklad čipovú kartu – pre tých, ktorí biometriu nechcú alebo nemôžu využívať. Tým sa posilní dobrovoľnosť a transparentnosť systému.
Správne nastavená biometrická evidencia dokáže byť úplne legálna a bezpečná, ak rešpektuje základné princípy ochrany osobných údajov. Cieľom nie je zbierať čo najviac dát, ale spracúvať len to, čo je nevyhnutné, bezpečne a zodpovedne.
Biometrická evidencia už dávno nie je len otázkou technologických inovácií – stáva sa štandardom pre firmy, ktoré chcú mať presnú, spoľahlivú a zároveň bezpečnú evidenciu dochádzky zamestnancov. Ak je systém správne nastavený a spĺňa požiadavky GDPR, dokáže spojiť komfort s právnou istotou.
Biometria prináša výhody, ktoré klasické formy evidencie jednoducho nedokážu ponúknuť – od úplnej presnosti až po ochranu pred zneužitím identity. Kľúčové je však zvoliť si partnera, ktorý rozumie nielen technológii, ale aj legislatíve.
V Biometric veríme, že moderné technológie majú zmysel len vtedy, keď sú aj bezpečné.
Zistite, ako vám biometrické riešenia môžu ušetriť čas, znížiť administratívu a zároveň chrániť osobné údaje vašich zamestnancov.
Objavte spoľahlivý dochádzkový systém, ktorý spája biometriu a GDPR v dokonalej rovnováhe – viac na Biometric.sk.
Napíšte nám
AI Asistent 